Utställare och annonsörer

Ni som utställare och sponsorer är en oerhört viktig del av Torpkonferensen. Ni är med och skapar spännande miljö, folkbildar, lyfter nya perspektiv och ger möjlighet för besökare att engagera sig i viktiga frågor. Stort tack till alla er som ställer ut och annonserar på Torpkonferensen!

Även i år samarbetar vi med tidningen Dagen runt all exponering på Torp. Det gäller annonsering i programbladet såväl som utställning på plats. Dagen hjälper er med hur just ni kan synas på bästa sätt och kommunicera till Torpkonferensens tusentals deltagare! För mer information och prisuppgifter kontakta Dagen.

Riktlinjer och information för utställare annonsörer Torpkonferensen

Inför 2026 har vi gjort ett arbete med att tydliggöra hur vi tänker kring utställare och annonsörer angående säkerhet, mjuka värden och uppförandekod. Som vi hoppas ska vara till nytta. Och sist men inte minst följer lite tips hur du kan planera och förbereda dig som utställare på Torp.

Allmänna säkerhetsregler

• Ansvar: Utställare ansvarar för sin utrustning och ska ha en giltig ansvarsförsäkring för person- och sakskador.
• Arbetsmiljö: Utställare ansvarar för att följa lagar och regler gällande arbetsmiljö.
• Barn och ungdomar: Barn under 15 år får av säkerhetsskäl inte vistas i utställningslokaler under bygg- eller rivningsarbeten.
• Skyddsutrustning: Personlig skyddsutrustning ska användas när det krävs.
• Alkohol och droger: All hantering och användning av alkohol och droger är förbjuden.
• Rökning: Rökning är inte tillåten på Torpområdet.
• Endast utställarplats används: Besökare ska kunna röra sig på området utan att kontaktas upp av utställare och sponsorer eller få oönskad reklam.
• Ej vidareförsäljning: Man får inte hyra ut sin utställarplats i tredje hand eller dela på plats om det inte gjorts upp direkt vid bokning med arrangörens godkännande.
• GDPR: Torpkonferensen följer Dataskyddsförordningen och genom att ställa ut på Torp ger jag mitt samtycke till att Torp registrerar kontaktuppgifter och annan information lämnad av mig som är relevant för återkoppling och kommunikation med konferensen. Uppgifterna förvaras konfidentiellt och hanteras endast av utställaransvarig och projektledare för Torp.

Uppförandekod för utställare och sponsorer

• Som utställare vill vi att du kan stå bakom de grundläggande värderingar, vision och tro som Torpkonferensen står för, vilka finns att ta del av på Torps hemsida.
• Bemöt andra utställare och personer (besökare, arrangörer) med respekt och vänlighet. Visa förståelse och tolerans för varandras olika åsikter och bakgrunder. Sträva efter en lugn trygg och inkluderande miljö.
• Bidra aktivt till en varm, välkomnande och positiv atmosfär både i utställningsområdet och på sociala medier, Se sociala medier som en förlängning av vårt gemensamma offentliga rum, där samma respektfulla och omtänksamma kommunikation förväntas.
• Torp som arrangör ansvarar för att värna denna goda miljö och kommer att agera när denna uppförandekod inte följs – oavsett om det gäller beteenden som observerats på plats under Torpkonferensen eller på sociala medier.

Prioriteringslista för utställare

Vid händelse att det skulle blir stort tryck på utställarområdet och platser inte skulle räcka till så prioriteras utställare enligt nedan

1. EFKs egen verksamhet/arbete och samarbetspartners
   Egna verksamheter eller andra som är tydligt anknutna till EFK
2. Verksamheter från EFK-familjen
   Organisationer som har en tydlig förankring i församlingar i EFK
3. Verksamheter/organisationer där EFK är huvudman/medlemsorganisation
4. Övriga organisationer i behov av plats
   Organisationer som tydligt tillför något till, kanske kopplat till årets tema etc.

Gällande politiska partier och påverkansorganisationer görs bedömningar från år till år om det bereds plats. Hänsyn tas till om verksamheten stämmer in med tema/program eller på annat sätt gagnar konferensen.

Tips för dig som ska ställa ut på torpkonferensen

1. Sätt tydliga mål När ni vet vad ni vill uppnå blir alla efterföljande beslut betydligt enklare.
   Formulera målen så specifikt som möjligt. Gör målen mätbara – sätt gärna en siffra på varje målsättning.
2. Definiera ert budskap
   Fundera över vilket budskap ni vill förmedla och hur ni bäst kommunicerar det till era besökare.
3. Hur lockar ni rätt målgrupp?
   Planera hur ni ska bjuda in just de personer ni vill träffa. Genom att börja detta arbete cirka två månader före konferensen maximerar ni möjligheten att nå rätt besökare.
4. Utforma montern utifrån målen
   Gå tillbaka till era mål och fundera på hur montern kan byggas och designas för att stödja dem. Montern ska förstärka det ni vill presentera och bidra till att ni når era resultat.
5. Skapa aktiviteter som lockar in besökare
   Fundera på vad som drar folk till montern. Ha en aktivitet som hjälper er att nå era mål – till exempel produkt- eller tjänstedemonstrationer, något att bjuda på eller en engagerande tävling.
6. Vad kan ni lova besökarna?
   Bestäm i förväg vad ni ska erbjuda dem som besöker montern – exempelvis möten, telefonsamtal eller att ni skickar mer information. Ha en tydlig plan för uppföljning efter konferensen. De mest intressanta kontakterna kan följas upp direkt med ett samtal och mötesbokning, medan övriga tex får ett tackmejl.
7. Material till utställningen
   Fundera på vilket material ni behöver – broschyrer, produktblad, presentationer och annat som stärker ert budskap.
8. Förbered monterpersonalen
   Planera en kickoff där ni går igenom målsättningar, hur montern ska hjälpa personalen, hur aktiviteterna fungerar och hur uppföljningen ska ske. Ge teamet de bästa förutsättningarna att lyckas både under och efter konferensen.