Arkivering i församling

Filer relaterade till arkivering

Varför?

Varför behöver en församling ett arkiv? Vi vet att människor minns olika och därför skriver vi protokoll med beslut och motivering. Men om protokollen inte sparas, till vilken nytta är de då efter en längre tid?

Arkivet är församlingens goda och pålitliga kollektiva minne.

Arkivering är viktig av åtminstone fyra skäl.

1. Ett arkiv garanterar att olika handlingar finns till hands som referens och bakgrund i det egna arbetet och beslutsfattandet.
2. Arkivering är nödvändigt för att vi ska veta och kunna visa, att vi följer gällande och tillämpliga lagar.
3. Arkivering av viktiga handlingar ger underlag för församlingens egen tillbakablick, till exempel inför ett jubileum eller en förändring.
4. Att församlingens handlingar finns i tillgängliga arkiv garanterar att lokalhistoriker, släktforskare och andra upptäcker att din ort hade frikyrkoförsamlingar som var betydelsefulla i den tid de skildrar.

Var?

Var ska handlingarna förvaras? I tre typer av arkiv:

• Närarkiv
• Mellanarkiv
• Slutarkiv

Närarkiv

Ett dokument eller en handling som det heter på arkivspråk, till exempel ett protokoll eller ett brev, finns nära den som har skrivit det eller tagit emot det, i den personens dator eller i mappar på skrivbordet eller i pärmar på en hylla. Det är närarkivet.

Men original eller utskrifter av viktiga handlingar ska också lämnas till församlingens gemensamma närarkiv, till exempel i ett digitalt arkiv på en server eller i pärmar på en hylla på expeditionen. De finns då nära till hands även för andra som kan tänkas ha behov av dem. Det är förresten också en säkerhetsrisk att ha en originalhandling bara i någons personliga dator.

Mellanarkiv

När dokument inte längre behövs i det fortlöpande arbetet flyttas de till ett mellanarkiv. Det kan vara i ett särskilt rum på expeditionen eller rentav i ett brandsäkert skåp. Där ska handlingar förvaras som behöver finnas tillgängliga under en längre men begränsad tid, till exempel bokföringshandlingar. Det kan också vara handlingar som väntar på att flyttas till sin slutförvaring.

Slutarkiv

Slutförvaringen brukar kallas slutarkiv. Alla församlingar rekommenderas att ha sin slutförvaring på ett professionellt arkiv. I stort sett i alla län finns en form av folkrörelsearkiv, föreningsarkiv eller liknande, som tar emot material från församlingar, föreningar, företag och liknande, kanske mot en mindre årsavgift och hyllmetersavgift.

Men då vet man att materialet blir professionellt behandlat och förvaras säkert. Och dessutom tillgängligt för till exempel lokalhistoriker, släktforskare och förstås för församlingen själv.

Nedlagda församlingar

Vi får ibland frågan om EFK kan ta emot arkivmaterial från till exempel nedlagda församlingar. Det gör vi helst inte. Det är mycket bättre att det överlämnas till ett närbeläget folkrörelsearkiv. Då kan de bli använt av lokalhistoriker och andra.

Vid samgåendet fick EFK ta över en del sånt här material som modersamfunden fått in från nedlagda lokalförsamlingar. När vi har erbjudit närmsta folkrörelsearkiv att ta över det här materialet har de utan undantag blivit mycket glada och tacksamma för det. För då kan tidigare eller fortfarande existerande församlingar bli en synliggjord del av den lokala och regionala historien.

Vem?

Varje ledare för en verksamhet är ansvarig för att minnesanteckningar, protokoll och annat bevaras och med lämpliga intervall lämnas vidare till den som sköter församlingens arkiv, för varje församling bör ha en av styrelsen utsedd arkivansvarig.

Den personen ansvarar för att olika dokument som ska sparas kommer in från verksamhetsledare eller protokollssekreterare, att digitala handlingar skrivs ut och att allt placeras på rätt plats i närarkivet eller mellanarkivet.

Den arkivansvarige är också den person som kan sköta kontakten med det arkiv där församlingens handlingar slutförvaras.

När?

Fortlöpande, regelbundet och årligen.

Det är förstås bäst om man tänker in arkivering i själva arbetsordningen i en församling och på dess expedition: att man ser till att olika dokument hamnar på rätt ställe direkt och inte bara läggs på en osorterad hög eller skyfflas in i en skrubb.

Det bästa är att det sker fortlöpande, i varje fall regelbundet, vid slutet av en arbetsvecka för en anställd pastor till exempel eller vid varje månads- eller kvartalsslut för ansvariga för olika verksamheter. Då blir det mindre jobb sen.

Den arkivansvarige bör också ta initiativ till ett gemensamt årligt arkivmöte med olika ansvariga. Då kan man gå igenom dokument som samlats under det gångna året, det kan vara kalenderåret eller verksamhetsåret.

Det som ska sparas förs till rätt plats i mellanarkivet om det inte är gjort och det som finns i mellanarkivet men nu kan rensas ut slängs. Det kallas att gallra i arkivet. Ett sånt gemensamt arbetspass kan gärna kombineras med lite kaffe och tårta!

Vad?

Grundregeln är att tre sorts handlingar bör arkiveras:

1. Handlingar som kan behövas om samma eller liknande ärende kan tänkas komma upp senare och handlingar som behövs i den fortsatta verksamheten eller i framtida utredningar. Det kallas med ett fint uttryck för det egna återsökningsbehovet.
2. Handlingar som kan ha rättslig betydelse, enligt lagar och förordningar, som avtal, kontrakt och liknande.
3. Handlingar som är viktiga för att förstå församlingens identitet, liv och verksamheter i olika tider och därför är av värde för den framtida forskningen.

Ett annat sätt att beskriva vad som bör bevaras utgår från olika typer av handlingar. Då kan det bli så här:

Grunddokument måste sparas, alltså stadgar, församlingsordning och liknande. Men också ledningshandlingar, alltså protokoll, kontrakt och viss korrespondens – brev eller mejl. Medlems- och personalhandlingar, alltså medlemsmatrikel, dop- och vigselbevis och sådant. Ekonomihandlingar, alltså budget, årsbokslut, revisionsberättelser och sådant.

Och inte minst handlingar om församlingens liv och arbete, till exempel årsberättelse, program, egna trycksaker och fotografier.

Måste man spara allt då? Nej, det blir ogörligt.

I materialet om råd och riktlinger som finns exempel på sådant som kan rensas bort på en gång eller efter en tid. docx, 26.4 kB, öppnas i nytt fönster.

Hur?

Men hur ska vi göra det här? Ja, det är för många den stora frågan. Jag får hänvisa till råden här på webben. docx, 26.4 kB, öppnas i nytt fönster. Men låt mig kommentera några viktiga saker.

Alla dokument som ska arkiveras bör märkas med ett så kallat signum, en beteckning enligt det svenska arkivschemat. Här finns ett förslag på ett arkivschema för församlingar, docx, 25.2 kB, öppnas i nytt fönster. där huvudavdelningarna följer det svenska arkivschemat, men underavdelningarna är anpassade.

Sen är det så att man gör buntar av samma typ av handling, som hålls samman med ett pappersomslag eller så kallad pappersbindare, clips. På ett försättsblad framgår vad bunten innehåller, till exempel protokoll från församlingsmöten, och vilken tid de täcker.

De ska läggas i kronologisk ordning, med det äldsta överst och det senaste underst. Tänk på hur man läser en bok, storyn går ju så att säga från början och framåt i tiden, alltså från överst i bunten till nederst i bunten, inte tvärtom.

Tänk på att sånt som på sikt kan skada pappren inte ska följa med till arkivering. Ta alltså bort plastfickor, gem, tejp och gummisnoddar, för det påverkar och på sikt förstör pappret.

Hur gör man med material som bör vara lagt under sekretess? Jag får hänvisa till den korta text om det som finns på dokumentet om arkivering. Öppnas i nytt fönster.

GDPR

Tänk på att när församlingen tillgängliggör sitt arkivmaterial för forskning och liknande får den inte lämna ut uppgifter om enskilda nu levande personer som riskerar att bli dem till skada.